Pelatihan Administrasi Bagi Ormawa dan Mahasiswa, Upaya Mengurangi Kesalahan Administrasi
Jum’at, 4 Februari 2022 Biro Kemahasiswaan dan Alumni (BIMAWA) Universitas Ahmad Dahlan (UAD) mengadakan acara pelatihan administrasi bagi ormawa dan mahasiswa. Acara tersebut dilaksanakan secara daring di ruang virual zoom meeting dan live streaming youtube dengan diikuti oleh 330 peserta.
Danang Sukantar, M.Pd. menjelaskan Pelatihan khusus tentang persuratan terutama surat-surat dinas dan resmi dari ormawa dan mahasiswa dengan tujuan persuratan dari sisi administrasi tidak terlalu banyak menyalahi ketentuan.
“Sehingga diharapkan lancar dalam administrasi dengan tidak dikembalikan oleh bagian administrasi terutama di bimawa, BSI, BSP atau dengan universitas tidak perlu bolak-balik direvisi. Hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan yang mungkin perlu diperbaiki dari persuratan yang ada di organisasi kemahasiswaan lingkungan UAD. Melalui pelatihan ini diharapkan proses administrasi minim kesalahan dan lebih cepat prosesnya,” tambahnya.
Hany Srihartaya, S.Pd. menjelaskan terkait surat menyurat atau administrasi memang istilah negara administrasi sehingga melalui pelatihan administrasi ini tidak hanya berguna pada saat berorganisasi di Universitas Ahmad Dahlan, akan tetapi bisa berguna ketika menjadi alumni dan mengabdikan diri atau mencari pihak siswa.
Tatun Uswatun Hasanah, S.E. menjelaskan terkait dengan administrasi ini kita di UAD atau di bimawa khususnya ormawa masih terpacu dengan peraturan rektor Universitas Ahmad Dahlan Nomor 3 Tahun 2020 yang berisi terkait prosedur pengajuan proposal, LPJ, ataupun terkait surat administrasi lainnya. Aturan kebijakan ini sudah dibagikan oleh bimawa terkhusus dibidang POKPRESMA sudah dibagikan melalui web BIMAWA UAD.
Sebelum mengetahui surat-surat yang ada terutama surat dinas kita pahami latar belakangnya. Teman-teman dari ormawa atau mahasiswa yang masih belum paham terkait prosedur surat-menyurat, masih banyak surat dari ormawa maupun mahasiswa yang tidak sesuai antara perihal dengan isi surat, kesalahan pada format penandatangan, kurang efektif dan efisien. Terkait tujuan penulisan surat menyampaikan informasi atau berita ke pihak lain agar pihak lain itu mengetahui apa informasi yang diminta oleh kita yang sebagai mengirimkan surat.
Surat sekarang sudah gampang dibuat dan tidak memakan waktu yang lama, pihak lain juga ingin mendapatkan informasi yang jelas. Suratnya sudah dikirimkan otomatis kita akan mendapatkan tanggapan dari pihak yang dikirimkan apakah suratnya diterima ataupun direvisi ataupun ditolak. Sehingga isi surat harus jelas, rinci, efektif dan efisien serta benar tata bahasanya.
Sebuah surat memiliki kelebihan yaitu sebagai sarana komunikasi secara panjang dan terperinci. Meski suratnya panjang tetapi isinya jelas dan rinci, jadi isi dari surat perlu detail dan tidak bertele-tele. Selain itu kerahasiaan surat lebih terjaga karena ini surat otomatis softfilenya itu bersifat rahasia dan dapat dijadikan alat bukti tertulis. (Diksi)
Tautan YouTube: https://youtu.be/ozSIXvai4-8
